Conatel apuesta por la digitalización y automatización de sus procesos

Con la creación de un sistema de gestión de documentos, la institución se ubica en la vanguardia de organismos que buscan optimizar sus labores administrativas.

Como parte de su estrategia para agilizar sus procesos internos, garantizar el resguardo de la información y minimizar costos operativos, CONATEL presentó este viernes el nuevo Sistema de Gestión y Administración de Documentos que permitirá el almacenaje digital, con firma electrónica, de toda la documentación que se genere en cada departamento de la institución.

Carlos García, gerente de Tecnología de la Comisión, explicó que este sistema será gestionado en primera instancia por los asistentes administrativos de cada área, sin embargo es indispensable que los titulares de las gerencias conozcan cómo funciona y cuáles son los niveles de seguridad que posee.

“Para resguardar que esos documentos siempre existan, porque todo va a ser virtual, van a estar cargados en la computadora del gerente que lo firma, en el equipo del asistente administrativo y a su vez almacenados en este sistema. Ya no necesitamos enviar un mensajero de un sitio a otro, con un documento que puede ser llevado fácilmente fuera de la institución”, explicó.

El Gerente de Tecnología recordó que una de las partidas más grandes que tiene la institución, ésta y todas las del Estado, está dirigida al consumo de papel, de tóner y tinta de los cartuchos de las impresoras. “Entonces la idea es que se reduzca esa partida lo que empezará a afectar positivamente en el rendimiento de nuestros recursos financieros”.

“Estimamos que debemos hacer un impacto positivo directo, en esa partida, de alrededor de un 70 por ciento, considerando que aún tenemos documentación que debe ser enviada a otros entes y deben reposar en físico dentro de la institución”, detalló.

Asimismo, García refirió que en lo consecutivo se irán automatizando otros procesos, como por ejemplo aquellos que tienen que ver directamente con las funciones de CONATEL como administrador del espectro radioeléctrico.

“Este es un paso, un pequeño paso para la Gerencia de Tecnología, pero realmente se convierte en un gran paso para la organización y para el mundo entero. Nos convertimos en una organización que tiende a ser más ecológica, lo que evidentemente genera un impacto positivo ten el medio ambiente”, señaló.

El proceso de digitalización de firmas en CONATEL se ha desarrollado por etapas.

Toda la tecnología utilizada para el sistema de firma electrónica fue desarrollada en software libre.

Los documentos almacenados pueden ser consultados en cualquier momento vía Internet.

Todos los gerentes recibieron una inducción para aprender a utilizar el software.

Y lo digital… ¿Es seguro?

Carlos García comentó, durante una charla dictada al equipo de gerentes de CONATEL, que el resguardo de los documentos certificados de forma digital cuenta con diferentes niveles de seguridad. El primero de ellos, por supuesto, la validación electrónica que hace cada gerente al momento de firmarlo.

Por otra parte, informó que cada documento será archivado en cuatro lugares diferentes, lo que garantiza su existencia en el tiempo a pesar de imprevistos como los que generalmente ocurren a los equipos de computación.

Esos lugares son: la computadora de la persona que elabora el documento, el equipo de la persona que lo firma, el sistema en la nube y otro de respaldo.

Deivi Villasana, Jefe de División de Plataforma Tecnológica, acotó por su parte que los documentos pueden ser consultados en cualquier momento vía Internet a través del sistema de gestión de archivos o ingresando a la herramienta de firma electrónica

Periodista: Andreína Ramos

Fotógrafo: Jesús Fernández